Warunki uczestnictwa w XXIII Kongresie Brokerów

Warunki uczestnictwa w XXIII Kongresie Brokerów

 

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE


  1. Organizatorem XXIII Kongresu Brokerów jest Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Organizator”).
  2. Podstawowa rejestracja na XXIII Kongres Brokerów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie kongresbrokerow.pl .
  3. Warunkiem koniecznym udziału w XXIII Kongresie Brokerów jest wniesienie opłaty za udział w XXIII Kongresie Brokerów w wysokości zgodnej z zadeklarowanym w formularzu zgłoszeniowym pakiecie uczestnictwa.
  4. Niniejsze Warunki uczestnictwa związane są funkcjonalnie z Polityką prywatności, która określa warunki oraz zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku z wydarzeniami organizowanymi przez Organizatora.

 

II. MIEJSCE I TERMIN


       XXIII Kongres Brokerów odbędzie się od 15 do 17 września 2021 roku w Hotelu Gołębiewski w Mikołajach (dalej jako „Kongres”).

 

III. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA EPIDEMIOLOGICZNEGO


  1. Mając na względzie bezpieczeństwo uczestników Kongresu, wprowadzamy do warunków uczestnictwa, z którymi można zapoznać się pod adresem: www: kongresbrokerow.pl -> warunki bezpieczeństwa na Kongresie.
  2. W Kongresie biorą udział wyłącznie osoby spełniające wymogi wskazane w ust. 3 poniżej, oraz jednocześnie legitymujące się paszportem covidowym posiadające status: osoby zaszczepionej, osoby, która powróciła do zdrowia (ozdrowieńca), osoby z negatywnym testem w kierunku COVID-19 (https://www.gov.pl/web/mobywatel/unijny-certyfikat-covid) .
  3. W Kongresie nie może uczestniczyć osoba, która według swojej wiedzy jest osobą zakażoną lub podejrzewa u siebie zakażenie, przebywa na kwarantannie lub jest pod nadzorem epidemiologicznym.
  4. Warunkiem udziału w Kongresie jest przekazanie danych osobowych uczestnika (imię, nazwisko, nr telefonu) pod kątem ewentualnej konieczności ich udostępnienia służbom sanitarnym.
  5. Podanie danych osobowych oznacza jednocześnie wyrażenie zgody na ich przetwarzanie przez Organizatora zgodnie z informacją przekazaną Uczestnikom w procesie rejestracji przez okres 2 tygodni od zakończenia Kongresu.
  6. W przypadku gdy rejestracja była grupowa – podmiot rejestrujący zobowiązany jest do przekazania swoim przedstawicielom oraz delegowanym Uczestnikom niniejszych warunków uczestnictwa z zawartymi zasadami bezpieczeństwa epidemiologicznego oraz zapewnić uczestnictwo w Kongresie jedynie przez osoby spełniające powyższe warunki.

 

IV. REJESTRACJA


  1. Rejestracja trwa do wyczerpania puli pokoi w Hotelu Gołębiewski.
  2. Rejestracja polega na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie kongresbrokerow.pl, podpisaniu wygenerowanego formularza i przesłanie skanu podpisanego formularza zgłoszeniowego pocztą elektroniczną na adres mailowy Organizatora: polbrokers@polbrokers.pl.
  3. Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy w imieniu zgłaszającego oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienia do działania w imieniu i na rzecz zgłaszającego.
  4. Organizator wysyła na adres przedstawiciela zgłaszającego podany w formularzu zgłoszeniowym, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do udziału w Kongresie. Potwierdzenie jest wysyłane w ciągu 14 dni od otrzymania przez Organizatora formularza zgłoszeniowego. Nie jest to jednoznaczne z potwierdzeniem udziału w Kongresie. Udział w Kongresie jest możliwy po dokonaniu opłaty, która zostanie potwierdzona przez Organizatora oraz okazaniu w trakcie rejestracji w recepcji kongresowej dokumentów o których mowa w paragrafie III punkt 1.

 

V. PŁATNOŚĆ


  1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest wpłata zaliczki w wysokości 40 %, w terminie 7 dni od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia do udziału w Kongresie, o którym mowa w pkt IV ust. 4 powyżej .
  2. Wpłatę pozostałej części (60%) kwoty pakietu należy dokonać do 15.08.2021 r.
  3. Płatności należy przelać na rachunek bankowy Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych nr 94 1020 1156 0000 7802 0006 8163.
  4. Organizator wystawi fakturę VAT po dokonaniu wpłaty całości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 i 2 powyżej.
  5. Po zaksięgowaniu całości wynagrodzenia za udział w Kongresie na rachunku bankowym Organizatora zostanie wysłane na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym elektroniczne potwierdzenie udziału w Kongresie. Proces rejestracji kończy wpis na listę uczestników dokonany  przez recepcję kongresową po spełnieniu wyżej wymienionych warunków.

 

VI. PAKIETY


  1. Opłata za udział to opłata za pakiet uczestnictwa. Ceny pakietów umieszczone są na stronie konkresbrokerow.pl/
  2. Pakiety podzielone są w zależności od charakteru uczestnictwa w Kongresie:

 

  • Pakiet Brokerzy

– Członkowie Stowarzyszenie

– Osoby spoza Stowarzyszenia

  • Pakiet Towarzystwo Ubezpieczeniowe

– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Partnerzy Kongresu

– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – obserwator

  • Pakiet Firma Okołorynkowa

– Firma Okołorynkowa – Partner Kongresu

– Firma Okołorynkowa – obserwator

 

  1. Pakiet zawiera:
  • 2 noclegi w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach w trakcie trwania Kongresu,
  • pełne wyżywienie,
  • wejścia na warsztaty, spotkania, wydarzenia i koncerty,
  • materiały kongresowe.

4. Partnerzy Kongresu prezentujący się na Kongresie (towarzystwa ubezpieczeniowe oraz firmy okołorynkowe) wnoszą dodatkową opłatę uzgodnioną z Organizatorem.

 

VII. REZYGNACJA LUB ZMIANA UCZESTNIKA


  1. Bezkosztowa rezygnacja z zarezerwowanych pokoi w ramach zadeklarowanego pakietu uczestnictwa może nastąpić do 15.08.2021 r. Po tym terminie zgłaszający zostanie obciążony pełną kwotą za zarezerwowane i niewykorzystane pokoje.
  2. W miejsce zgłoszonej osoby może wziąć udział inny pracownik firmy, po uprzednim poinformowaniu Organizatora o zmianie.
  3. Wszelkie zmiany w zakwaterowaniu (zmiany nazwisk uczestników, zmiany miejsc w pokojach) mogą być zgłaszane do Biura Stowarzyszenia Polskich Brokerów wyłącznie przez osoby upoważnione z danej firmy drogą elektroniczną na adres mailowy polbrokers@polbrokers.pl
  4. Opłata za uczestnictwo nie podlega zwrotowi w przypadku niemożliwości uczestnictwa z powodów nieokazania wymaganych dokumentów, oraz spełnia kryteria wymienione w paragrafie III punkt 2.
  5. W przypadku niemożności odbycia Kongresu w terminie 15- 17 września 2021 roku, Kongres zostanie przełożony na pierwszy możliwy termin, a wszystkie rezerwacje zachowują ważność.

 

 

VIII. ZAKWATEROWANIE


  1. Dostępność miejsc zależy od kolejności zgłoszeń.
  2. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach, w tym przestrzegania zasad bezpieczeństwa w związku z pandemią COVID-19 opracowane w oparciu o wytyczne Ministerstwa Rozwoju i Głównego Inspektoratu Sanitarnego, dostępnych pod adresem: https://www.golebiewski.pl/uploads/Mikolajki/covid_20200603.pdf
  3. Rachunki za zamówienia w barach i restauracjach hotelowych, za zamówienia gastronomiczne zamawiane na pokój, za rozmowy telefoniczne z aparatów hotelowych, za korzystanie z mini-barów w pokojach, za Pay TV oraz parking uczestnicy Kongresu opłacają sami.
  4. Uczestnik Kongresu ponosi koszty szkód wyrządzonych na terenie Hotelu Gołębiewski
  5. Każdy uczestnik Kongresu jest zobowiązany do posiadania i noszenia identyfikatora oraz innego ustalonego przez Organizatora oznaczenia identyfikacyjnego, których posiadanie jest warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach kongresowych.

 

IX. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA


  1. W trakcie Kongresu Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu wydarzenia w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych, w tym poprzez zamieszczenie foto- i wideo-relacji z Kongresu w serwisie kongresbrokerow.pl oraz na funpage Organizatora na Facebooku. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w powyższym zakresie i celu.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestnika, które zostały zagubione, skradzione bądź zniszczone podczas Kongresu.
  3. Organizator zastrzega prawo do zmian w programie Kongresu w każdej chwili i w każdym zakresie.
  4. Organizator nie odpowiada za imprezy lub inne wydarzenia organizowane w trakcie Kongresu przez inne podmioty niż Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie, w tym za zachowanie na tych imprezach wymogów wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów stanu epidemiologicznego. Procedury organizowania imprez lub innych wydarzeń muszą być uzgodnione z Organizatorem.  Imprezy lub inne wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora. Imprezy lub inne wydarzenia zaplanowane lub zorganizowane bez uzgodnienia z Organizatorem nie odbędą się.
  5. Warunki te muszą być przyjęte do wiadomości i zaakceptowane przez każdego uczestnika lub upoważnionego reprezentanta podmiotu dokonującego rezerwacji. Dokonanie rezerwacji po otrzymaniu niniejszych Warunków oznacza zapoznanie się z nimi i akceptację, a w przypadku podmiotów zbiorowych, zobowiązanie do przekazania przedstawicielom lub uczestnikom wydelegowanych przez podmioty dokonujące rezerwacji.