Warunki uczestnictwa w XXV Kongresie Brokerów

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem XXV Kongresu Brokerów jest Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Organizator”).
  2. W Kongresie Brokerów udział biorą następujące grupy uczestników:

a. Brokerzy
b. Partnerzy
c. Obserwatorzy
d. Goście Kongresu
e. Obsługa logistyczna i organizacyjna Kongresu

 

Ad. a

W Kongresie biorą udział brokerzy, którzy są członkami Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych jak i brokerzy niezrzeszeni w Stowarzyszeniu Brokerów.

 
 
Ad. b

Partnerem jest towarzystwo ubezpieczeń lub firma okołorynkowa. Partner jest współorganizatorem Kongresu Brokerów. Ma wpływ na jego program i zawartość merytoryczną. Uczestniczy w procesie przygotowania Kongresu. Prezentuje swój własny program kongresowy, dla realizacji którego Organizator zapewnia wszelką pomoc organizacyjną, logistyczną i merytoryczną.

W zakres uprawnień Partnera wchodzą m.in. :

– możliwość zorganizowania własnego panelu, prezentacji, warsztatów itp. w jednej z sal konferencyjnych ew. własnego eventu integracyjnego w ramach zatwierdzonego przez Organizatora harmonogramu Kongresu (wynajem sali dodatkowo płatny w hotelu)

– możliwość skorzystania z bezpłatnego punktu informacyjnego i prowadzenia na nim działalności marketingowej. Firmy otrzymują powierzchnię o wymiarach 3 x 2 m. wykonując aranżację i obrendowanie we własnym zakresie (plan zamieszczony na stronie www.kongresbrokerow.pl).

– nazwa i logo firmy są umieszczone we wszystkich materiałach kongresowych

–  ekspozycja marki podczas oficjalnego rozpoczęcia i zakończenia Kongresu oraz w

drukowanym katalogu kongresowym wraz z opisem firmy i charakteru jej działalności

– możliwość wypromowania firmy poprzez: zamieszczenie informacji o  Firmie na stronie internetowej Kongresu oraz w innych nośnikach multimedialnych w tym w telewizji kongresowej,

– możliwość umieszczenia w torbie kongresowej ulotki / broszury informacyjnej / zaproszenia

– mailing do uczestników kongresu za pośrednictwem Stowarzyszenia

– branding na terenie hotelu: balonów, banerów, flag, roll-upów (usługa dodatkowo płatna)

Współpraca z Partnerami Kongresu jest kontynuowana przez cały rok. Stowarzyszenie świadczy pomoc w kontaktach z brokerami i organizuje wspólne akcje promocyjne i działania merytoryczne. Organizowane są spotkania przed- i pokongresowe.

 

Ad. c

Status Obserwatora otrzymują przedstawiciele towarzystw i firm, którzy uczestnicząc  w Kongresie nie mogą promować własnej firmy. Obserwatorzy nie mogą organizować żadnych spotkań firmowych i używać nazwy swojej firmy oraz logo na terenie Kongresu. Obserwator może uczestniczyć we wszystkich wydarzeniach kongresowych

Ad. d

Goście Kongresu to zaproszeni eksperci z instytucji finansowych i ubezpieczeniowych, z uczelni wyższych, z organizacji pośredników, przedstawiciele mediów itp.

Ad. e

Obsługą organizacyjną i logistyczną Kongresu zajmuje się firma Pactoris, odpowiedzialna za organizację wydarzeń kongresowych, elementy wizualne oraz materiały kongresowe, recepcję kongresową, itp.

    4. Podstawowa rejestracja na XXV Kongres Brokerów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie kongresbrokerow.pl.
    5. Warunkiem koniecznym udziału w XXV Kongresie Brokerów jest wniesienie opłaty za udział w XXV Kongresie Brokerów w wymaganym terminie w wysokości zgodnej z zadeklarowanym w formularzu zgłoszeniowym pakiecie uczestnictwa.
    6. Niniejsze Warunki uczestnictwa związane są funkcjonalnie z polityką prywatności, która określa warunki oraz zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku z wydarzeniami organizowanymi przez Organizatora.

 

II. MIEJSCE I TERMIN

       XXV Kongres Brokerów odbędzie się od 24 do 26 maja 2023 roku w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.

 

III. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA EPIDEMIOLOGICZNEGO

  1. Mając na względzie bezpieczeństwo uczestników Kongresu, Organizator może wprowadzić specjalne zapisy do warunków uczestnictwa w zależności od sytuacji epidemiologicznej.
  2. Warunki będą ustalane adekwatnie do sytuacji epidemiologicznej przewidywanej na okres trwania Kongresu. O wszystkich wynikających z tego tytułu zmianach Organizator bezzwłocznie powiadomi Uczestników Kongresu.
  3. W Kongresie nie może uczestniczyć osoba, która według swojej wiedzy jest osobą zakażoną lub podejrzewa u siebie zakażenie, przebywa na kwarantannie lub jest pod nadzorem epidemiologicznym.
  4. Warunkiem udziału w Kongresie jest przekazanie danych osobowych uczestnika (imię, nazwisko, nr telefonu) pod kątem ewentualnej konieczności ich udostępnienia służbom sanitarnym.
  5. Podanie danych osobowych oznacza jednocześnie wyrażenie zgody na ich przetwarzanie przez Organizatora zgodnie z informacją przekazaną Uczestnikom w procesie rejestracji.
  6. W przypadku gdy rejestracja jest grupowa – podmiot rejestrujący zobowiązany jest do przekazania swoim przedstawicielom oraz delegowanym Uczestnikom niniejszych warunków uczestnictwa z zawartymi zasadami bezpieczeństwa epidemiologicznego oraz zapewnić uczestnictwo w Kongresie jedynie przez osoby spełniające powyższe warunki.

 

IV. REJESTRACJA

  1. Rejestracja trwa do wyczerpania puli pokoi w Hotelu Gołębiewski. Po jej wyczerpaniu możliwe jest zakwaterowanie w obiektach sąsiadujących z lokalizacją Kongresu przy pełnym udziale w wydarzeniach kongresowych.
  2. Rejestracja polega na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie kongresbrokerow.pl, podpisaniu wygenerowanego formularza i przesłanie skanu podpisanego formularza zgłoszeniowego pocztą elektroniczną na adres mailowy Organizatora: polbrokers@polbrokers.pl.
  3. Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy w imieniu zgłaszającego oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienia do działania w imieniu i na rzecz zgłaszającego.
  4. Potwierdzenie rejestracji uczestnik otrzymuje po opłaceniu zaliczki o której mowa w punkcie V ust.1

 

V. PŁATNOŚĆ

  1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest wpłata zaliczki w wysokości 40% kosztu pakietu, w terminie 7 dni od dnia rejestracji.
  2. Wpłatę pozostałej części (60%) kwoty pakietu należy dokonać do 25.04.2023 r.
  3. Płatności należy przelać na rachunek bankowy Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych nr 94 1020 1156 0000 7802 0006 8163.
  4. Organizator wystawi fakturę VAT zaliczkową po dokonaniu wpłaty zaliczki przez uczestnika oraz fakturę końcową po dokonaniu dopłaty do całości kosztów, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej.
  5. Wystawienie faktury zaliczkowej i wysłanie jej na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym jest równoznaczne z potwierdzeniem udziału w Kongresie. Proces rejestracji kończy opłacenie całości kosztów za udział w Kongresie i wpisanie  na Listę Uczestników.

 

VI. PAKIETY

  1. Opłata za udział w Kongresie to opłata za pakiet uczestnictwa. Ceny pakietów umieszczone są na stronie kongresbrokerow.pl/
  2. Partnerzy Kongresu prezentujący się na Kongresie (towarzystwa ubezpieczeniowe oraz firmy okołorynkowe) wnoszą (przed rozpoczęciem Kongresu) dodatkową opłatę uzgodnioną z Organizatorem.
  3. Pakiety podzielone są w zależności od kategorii uczestników w Kongresie:

 

  • Pakiet Brokerzy

– Członkowie Stowarzyszenie

– Osoby niezrzeszone w  Stowarzyszeniu

  • Pakiet Towarzystwo Ubezpieczeniowe

– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Partnerzy Kongresu

– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Obserwator

  • Pakiet Firma Okołorynkowa

– Firma Okołorynkowa – Partner Kongresu

– Firma Okołorynkowa – Obserwator

 

Pakiet zawiera:

  • 2 noclegi w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach w trakcie trwania Kongresu,
  • pełne wyżywienie,
  • udział w warsztatach, spotkaniach, wydarzeniach i koncertach,
  • materiały kongresowe.

 

VII. REZYGNACJA LUB ZMIANA UCZESTNIKA

  1. Bezkosztowa rezygnacja z zarezerwowanych pokoi w ramach zadeklarowanego pakietu uczestnictwa może nastąpić do 14.04.2023 r. Po tym terminie zgłaszający zostanie obciążony pełną kwotą za zarezerwowane i niewykorzystane pokoje.
  2. W miejsce zgłoszonej osoby może wziąć udział inny pracownik firmy, po uprzednim poinformowaniu Organizatora o zmianie.
  3. Wszelkie zmiany w zakwaterowaniu (zmiany nazwisk uczestników, ilości pokoi, zmiany miejsc w pokojach) mogą być zgłaszane do Biura Stowarzyszenia Polskich Brokerów wyłącznie przez osoby upoważnione z danej firmy drogą elektroniczną na adres mailowy polbrokers@polbrokers.pl
  4. Opłata za uczestnictwo nie podlega zwrotowi w przypadku niemożliwości uczestnictwa z powodów nieokazania wymaganych dokumentów lub niewypełnienie innych warunków zawartych w regulaminie
  5. W przypadku niemożności odbycia Kongresu w terminie 24- 26 maja 2023 roku, Kongres zostanie przełożony na pierwszy możliwy termin, a wszystkie rezerwacje zachowują ważność.

 

VIII. ZAKWATEROWANIE

  1. Dostępność miejsc zależy od kolejności zgłoszeń.
  2. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.
  3. Rachunki za zamówienia w barach i restauracjach hotelowych, za zamówienia gastronomiczne zamawiane na pokój, za rozmowy telefoniczne z aparatów hotelowych, za korzystanie z mini-barów w pokojach, za Pay TV oraz parking uczestnicy Kongresu opłacają sami.
  4. Uczestnik Kongresu ponosi koszty szkód wyrządzonych na terenie Hotelu Gołębiewski
  5. Każdy uczestnik Kongresu jest zobowiązany do posiadania i noszenia identyfikatora oraz innego ustalonego przez Organizatora oznaczenia identyfikacyjnego, których posiadanie jest warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach kongresowych.

 

IX. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

  1. Partnerzy Kongresu powinni do dnia 25.04.23 przedstawić charakter i tematykę swoich aktywności na Kongresie. Brak tych informacji w podanym terminie skutkuje:
    – Organizator nie gwarantuje dostępności pomieszczeń na planowane imprezy
    – Organizator nie odpowiada za promocje imprezy, w tym zamieszczenie informacji w materiałach i mediach kongresowych
  2. W trakcie Kongresu Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu wydarzenia w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych, w tym poprzez zamieszczenie foto- i wideo-relacji z Kongresu w serwisie kongresbrokerow.pl oraz na funpage Organizatora na Facebooku. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w powyższym zakresie i celu.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestnika, które zostały zagubione, skradzione bądź zniszczone podczas Kongresu.
  4. Organizator zastrzega prawo do zmian w programie Kongresu w każdej chwili i w każdym zakresie.
  5. Organizator nie odpowiada za imprezy lub inne wydarzenia organizowane w trakcie Kongresu przez inne podmioty niż Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie, w tym za zachowanie na tych imprezach wymogów wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów stanu epidemiologicznego. Procedury organizowania imprez lub innych wydarzeń muszą być uzgodnione z Organizatorem.  Imprezy lub inne wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora. Imprezy lub inne wydarzenia zaplanowane lub zorganizowane bez uzgodnienia z Organizatorem nie odbędą się.
  6. Warunki te muszą być przyjęte do wiadomości i zaakceptowane przez każdego uczestnika lub upoważnionego reprezentanta podmiotu dokonującego rezerwacji. Dokonanie rezerwacji po otrzymaniu niniejszych Warunków oznacza zapoznanie się z nimi i akceptację, a w przypadku podmiotów zbiorowych, zobowiązanie do przekazania przedstawicielom lub uczestnikom wydelegowanych przez podmioty dokonujące rezerwacji.