I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. XXVI Kongres Brokerów odbędzie się od 5 do 7 czerwca 2024 roku w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.
2. Organizatorem XXVI Kongresu Brokerów jest Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Organizator”).
3. W Kongresie Brokerów udział biorą następujące grupy uczestników:
a. Brokerzy
b. Partnerzy
c. Obserwatorzy
d. Goście Kongresu
e. Obsługa logistyczna i organizacyjna Kongresu
Ad. a
W Kongresie biorą udział brokerzy, którzy są członkami Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych jak i brokerzy niezrzeszeni w Stowarzyszeniu Brokerów.
Ad. b
Partnerem jest towarzystwo ubezpieczeń lub firma okołorynkowa. Partner jest współorganizatorem Kongresu Brokerów. Ma wpływ na jego program i zawartość merytoryczną. Uczestniczy w procesie przygotowania Kongresu. Prezentuje swój własny program, dla realizacji którego Organizator zapewnia wszelką pomoc organizacyjną, logistyczną i merytoryczną.
W zakres uprawnień Partnera wchodzą m.in. :
– możliwość zorganizowania własnego panelu, prezentacji, warsztatów itp. w jednej z sal konferencyjnych ew. własnego eventu integracyjnego w ramach zatwierdzonego przez Organizatora harmonogramu Kongresu (wynajem sali dodatkowo płatny w hotelu)
– możliwość skorzystania z bezpłatnego punktu informacyjnego i prowadzenia w nim działalności marketingowej. Firmy otrzymują powierzchnię o wymiarach 3 x 2 m. wykonując aranżację i obrendowanie we własnym zakresie (plan zamieszczony na stronie www.kongresbrokerow.pl).
– nazwa i logo firmy są umieszczone we wszystkich materiałach kongresowych
– ekspozycja marki podczas oficjalnego rozpoczęcia i zakończenia Kongresu oraz w
drukowanym katalogu kongresowym wraz z opisem firmy i charakteru jej działalności
– możliwość wypromowania firmy poprzez: zamieszczenie informacji o firmie na stronie internetowej Kongresu oraz w innych nośnikach multimedialnych w tym w telewizji kongresowej,
– możliwość umieszczenia w torbie kongresowej ulotki /broszury informacyjnej, zaproszenia
– mailing do uczestników kongresu za pośrednictwem Stowarzyszenia
– branding wokół hotelu: balonów, banerów, flag, roll-upów (usługa dodatkowo płatna)
Współpraca z Partnerami Kongresu jest kontynuowana przez cały rok. Stowarzyszenie świadczy pomoc w kontaktach z brokerami i organizuje wspólne akcje promocyjne i działania merytoryczne. Organizowane są spotkania przed- i pokongresowe.
Ad. c
Status Obserwatora otrzymują przedstawiciele towarzystw i firm, którzy uczestnicząc w Kongresie nie mogą promować własnej firmy. Obserwatorzy nie mogą organizować spotkań firmowych i używać nazwy firmy oraz logo na terenie Kongresu. Obserwator może uczestniczyć we wszystkich wydarzeniach kongresowych
Ad. d
Goście Kongresu to przedstawiciele instytucji finansowych i ubezpieczeniowych, przedstawiciele uczelni wyższych, organizacji pośredników, mediów itp.
Ad. e
Obsługą organizacyjną i logistyczną Kongresu zajmuje się firma Pactoris, odpowiedzialna za organizację wydarzeń kongresowych, elementy wizualne oraz materiały kongresowe, recepcję kongresową, itp.
5. Podstawowa rejestracja na XXVI Kongres Brokerów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie kongresbrokerow.pl.
6. Warunkiem koniecznym udziału w XXVI Kongresie Brokerów jest wniesienie opłaty za udział w XXVI Kongresie Brokerów w wymaganym terminie w wysokości zgodnej z zadeklarowanym w formularzu zgłoszeniowym pakiecie uczestnictwa.
7. Niniejsze Warunki uczestnictwa związane są funkcjonalnie z polityką prywatności, która określa warunki oraz zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku z wydarzeniami organizowanymi przez Organizatora.
II. REJESTRACJA
- Rejestracja polega na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie kongresbrokerow.pl – zakładka „Rejestracja”, podpisaniu wygenerowanego formularza i przesłanie skanu podpisanego formularza zgłoszeniowego pocztą elektroniczną na adres mailowy Organizatora: polbrokers@polbrokers.pl.
- Formularz rejestracyjny zawiera pole „Hasło”. Adres mailowy osoby dokonującej rejestracji wraz ze wspomnianym hasłem, umożliwiają logowanie się do narzędzia pozwalającego na zarządzanie listą pokoi i osób po zakończeniu rejestracji.
- Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy w imieniu zgłaszającego oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienia do działania w imieniu i na rzecz zgłaszającego.
- Potwierdzeniem rejestracji jest opłacenie zaliczki o której mowa w punkcie III ust.1
- Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego możliwe jest zarządzanie listą pokoi i osób uczestniczących w Kongresie z zachowaniem terminów, o których mowa w niniejszym regulaminie, a w szczególności z terminem, do którego dopuszczalna jest bezpłatna rezygnacja z pokoi. Narzędzie do zarządzania listą pokoi i osób dostępne jest na stronie kongresbrokerow.pl – zakładka „Rejestracja”, opcja „Zarządzaj pokojami”
- Instrukcja (w formie wideo) dotycząca rejestracji oraz zarządzania listą pokoi i osób dostępna jest w serwisie kongresbrokerow.pl – zakładka „Rejestracja”, opcja „Instrukcja rejestracji i zarządzania pokojami”
III. PŁATNOŚĆ
- Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest wpłata zaliczki w wysokości 40% kosztu pakietu, w terminie 7 dni od dnia rejestracji.
- Wpłatę pozostałej części (60%) kwoty pakietu należy dokonać do 10.05.2024 r.
- Płatności należy przelać na rachunek bankowy Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych nr 94 1020 1156 0000 7802 0006 8163.
- Organizator wystawi fakturę VAT zaliczkową po dokonaniu wpłaty zaliczki przez uczestnika oraz fakturę końcową po dokonaniu dopłaty do całości kosztów, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej.
- Wystawienie faktury zaliczkowej i wysłanie jej na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym jest równoznaczne z potwierdzeniem udziału w Kongresie. Proces rejestracji kończy opłacenie całości kosztów za udział w Kongresie i wpisanie na Listę Uczestników.
IV. PAKIETY
- Opłata za udział w Kongresie to opłata za pakiet uczestnictwa. Ceny pakietów umieszczone są na stronie kongresbrokerow.pl/
- Partnerzy Kongresu prezentujący się na Kongresie (towarzystwa ubezpieczeniowe oraz firmy okołorynkowe) wnoszą (do 17.05.2024) dodatkową opłatę uzgodnioną z Organizatorem.
- Pakiety podzielone są w zależności od kategorii uczestników w Kongresie:
- Pakiet Brokerzy
– Członkowie Stowarzyszenie
– Osoby niezrzeszone w Stowarzyszeniu
- Pakiet Towarzystwo Ubezpieczeniowe
– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Partnerzy Kongresu
– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Obserwatorzy
- Pakiet Firma Okołorynkowa
– Firmy Okołorynkowe – Partnerzy Kongresu
– Firmy Okołorynkowe – Obserwatorzy
Pakiet zawiera:
- 2 noclegi w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach w trakcie trwania Kongresu,
- pełne wyżywienie,
- udział w warsztatach, spotkaniach, wydarzeniach i koncertach,
- materiały kongresowe.
V. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA
- Bezkosztowa rezygnacja z zarezerwowanych pokoi w ramach zadeklarowanego pakietu uczestnictwa może nastąpić do 10.05.2024 r. Po tym terminie zgłaszający zostanie obciążony pełną kwotą za zarezerwowane i niewykorzystane pokoje.
VI. ZAKWATEROWANIE
- Dostępność miejsc zależy od kolejności zgłoszeń.
- Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.
- Rachunki za zamówienia w barach i restauracjach hotelowych, za zamówienia gastronomiczne zamawiane na pokój, za rozmowy telefoniczne z aparatów hotelowych, za korzystanie z mini-barów w pokojach, za Pay TV oraz parking uczestnicy Kongresu opłacają sami.
- Uczestnik Kongresu ponosi koszty szkód wyrządzonych na terenie Hotelu Gołębiewski
- Każdy uczestnik Kongresu jest zobowiązany do noszenia opaski identyfikacyjnej, zakładanej podczas rejestracji kongresowej, której posiadanie jest warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach kongresowych.
VII. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
- Partnerzy Kongresu powinni do dnia 30.04.24 przedstawić charakter i tematykę swoich aktywności na Kongresie. Niedostarczenie tych informacji w podanym terminie może skutkować:
– brakiem dostępności pomieszczeń na planowane imprezy,
– brakiem odpowiedniej promocji imprezy, w tym zamieszczenia informacji w materiałach i mediach kongresowych. - W trakcie Kongresu Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu wydarzenia w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych, w tym poprzez zamieszczenie foto- i wideo-relacji z Kongresu w serwisie kongresbrokerow.pl oraz we wszelkich mediach. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w powyższym zakresie i celu.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestnika, które zostały zagubione, skradzione bądź zniszczone podczas Kongresu.
- Organizator zastrzega prawo do zmian w programie Kongresu.
- Organizator nie odpowiada za imprezy lub inne wydarzenia organizowane w trakcie Kongresu przez inne podmioty niż Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie, w tym za zachowanie na tych imprezach wymogów wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów stanu epidemiologicznego. Procedury organizowania imprez lub innych wydarzeń muszą być uzgodnione z Organizatorem. Imprezy lub inne wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora. Imprezy lub inne wydarzenia zaplanowane lub zorganizowane bez uzgodnienia z Organizatorem nie odbędą się.
- Mając na względzie bezpieczeństwo uczestników Kongresu, Organizator może wprowadzić specjalne zapisy do warunków uczestnictwa w zależności od sytuacji epidemiologicznej
- Dokonanie rezerwacji jest równoznaczne z akceptacją Warunków Uczestnictwa przez wszystkie osoby wskazane podczas rejestracji.