I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Organizatorem XXV Kongresu Brokerów jest Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Organizator”).
- W Kongresie Brokerów udział biorą następujące grupy uczestników:
a. Brokerzy
b. Partnerzy
c. Obserwatorzy
d. Goście Kongresu
e. Obsługa logistyczna i organizacyjna Kongresu
Ad. a
W Kongresie biorą udział brokerzy, którzy są członkami Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych jak i brokerzy niezrzeszeni w Stowarzyszeniu Brokerów.
Ad. b
Partnerem jest towarzystwo ubezpieczeń lub firma okołorynkowa. Partner jest współorganizatorem Kongresu Brokerów. Ma wpływ na jego program i zawartość merytoryczną. Uczestniczy w procesie przygotowania Kongresu. Prezentuje swój własny program kongresowy, dla realizacji którego Organizator zapewnia wszelką pomoc organizacyjną, logistyczną i merytoryczną.
W zakres uprawnień Partnera wchodzą m.in. :
– możliwość zorganizowania własnego panelu, prezentacji, warsztatów itp. w jednej z sal konferencyjnych ew. własnego eventu integracyjnego w ramach zatwierdzonego przez Organizatora harmonogramu Kongresu (wynajem sali dodatkowo płatny w hotelu)
– możliwość skorzystania z bezpłatnego punktu informacyjnego i prowadzenia na nim działalności marketingowej. Firmy otrzymują powierzchnię o wymiarach 3 x 2 m. wykonując aranżację i obrendowanie we własnym zakresie (plan zamieszczony na stronie www.kongresbrokerow.pl).
– nazwa i logo firmy są umieszczone we wszystkich materiałach kongresowych
– ekspozycja marki podczas oficjalnego rozpoczęcia i zakończenia Kongresu oraz w
drukowanym katalogu kongresowym wraz z opisem firmy i charakteru jej działalności
– możliwość wypromowania firmy poprzez: zamieszczenie informacji o Firmie na stronie internetowej Kongresu oraz w innych nośnikach multimedialnych w tym w telewizji kongresowej,
– możliwość umieszczenia w torbie kongresowej ulotki / broszury informacyjnej / zaproszenia
– mailing do uczestników kongresu za pośrednictwem Stowarzyszenia
– branding na terenie hotelu: balonów, banerów, flag, roll-upów (usługa dodatkowo płatna)
Współpraca z Partnerami Kongresu jest kontynuowana przez cały rok. Stowarzyszenie świadczy pomoc w kontaktach z brokerami i organizuje wspólne akcje promocyjne i działania merytoryczne. Organizowane są spotkania przed- i pokongresowe.
Ad. c
Status Obserwatora otrzymują przedstawiciele towarzystw i firm, którzy uczestnicząc w Kongresie nie mogą promować własnej firmy. Obserwatorzy nie mogą organizować żadnych spotkań firmowych i używać nazwy swojej firmy oraz logo na terenie Kongresu. Obserwator może uczestniczyć we wszystkich wydarzeniach kongresowych
Ad. d
Goście Kongresu to zaproszeni eksperci z instytucji finansowych i ubezpieczeniowych, z uczelni wyższych, z organizacji pośredników, przedstawiciele mediów itp.
Ad. e
Obsługą organizacyjną i logistyczną Kongresu zajmuje się firma Pactoris, odpowiedzialna za organizację wydarzeń kongresowych, elementy wizualne oraz materiały kongresowe, recepcję kongresową, itp.
-
4. Podstawowa rejestracja na XXV Kongres Brokerów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie kongresbrokerow.pl.
5. Warunkiem koniecznym udziału w XXV Kongresie Brokerów jest wniesienie opłaty za udział w XXV Kongresie Brokerów w wymaganym terminie w wysokości zgodnej z zadeklarowanym w formularzu zgłoszeniowym pakiecie uczestnictwa.
6. Niniejsze Warunki uczestnictwa związane są funkcjonalnie z polityką prywatności, która określa warunki oraz zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku z wydarzeniami organizowanymi przez Organizatora.
II. MIEJSCE I TERMIN
XXV Kongres Brokerów odbędzie się od 24 do 26 maja 2023 roku w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.
III. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA EPIDEMIOLOGICZNEGO
- Mając na względzie bezpieczeństwo uczestników Kongresu, Organizator może wprowadzić specjalne zapisy do warunków uczestnictwa w zależności od sytuacji epidemiologicznej.
- Warunki będą ustalane adekwatnie do sytuacji epidemiologicznej przewidywanej na okres trwania Kongresu. O wszystkich wynikających z tego tytułu zmianach Organizator bezzwłocznie powiadomi Uczestników Kongresu.
- W Kongresie nie może uczestniczyć osoba, która według swojej wiedzy jest osobą zakażoną lub podejrzewa u siebie zakażenie, przebywa na kwarantannie lub jest pod nadzorem epidemiologicznym.
- Warunkiem udziału w Kongresie jest przekazanie danych osobowych uczestnika (imię, nazwisko, nr telefonu) pod kątem ewentualnej konieczności ich udostępnienia służbom sanitarnym.
- Podanie danych osobowych oznacza jednocześnie wyrażenie zgody na ich przetwarzanie przez Organizatora zgodnie z informacją przekazaną Uczestnikom w procesie rejestracji.
- W przypadku gdy rejestracja jest grupowa – podmiot rejestrujący zobowiązany jest do przekazania swoim przedstawicielom oraz delegowanym Uczestnikom niniejszych warunków uczestnictwa z zawartymi zasadami bezpieczeństwa epidemiologicznego oraz zapewnić uczestnictwo w Kongresie jedynie przez osoby spełniające powyższe warunki.
IV. REJESTRACJA
- Rejestracja trwa do wyczerpania puli pokoi w Hotelu Gołębiewski. Po jej wyczerpaniu możliwe jest zakwaterowanie w obiektach sąsiadujących z lokalizacją Kongresu przy pełnym udziale w wydarzeniach kongresowych.
- Rejestracja polega na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie kongresbrokerow.pl, podpisaniu wygenerowanego formularza i przesłanie skanu podpisanego formularza zgłoszeniowego pocztą elektroniczną na adres mailowy Organizatora: polbrokers@polbrokers.pl.
- Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy w imieniu zgłaszającego oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienia do działania w imieniu i na rzecz zgłaszającego.
- Potwierdzenie rejestracji uczestnik otrzymuje po opłaceniu zaliczki o której mowa w punkcie V ust.1
V. PŁATNOŚĆ
- Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest wpłata zaliczki w wysokości 40% kosztu pakietu, w terminie 7 dni od dnia rejestracji.
- Wpłatę pozostałej części (60%) kwoty pakietu należy dokonać do 25.04.2023 r.
- Płatności należy przelać na rachunek bankowy Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych nr 94 1020 1156 0000 7802 0006 8163.
- Organizator wystawi fakturę VAT zaliczkową po dokonaniu wpłaty zaliczki przez uczestnika oraz fakturę końcową po dokonaniu dopłaty do całości kosztów, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej.
- Wystawienie faktury zaliczkowej i wysłanie jej na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym jest równoznaczne z potwierdzeniem udziału w Kongresie. Proces rejestracji kończy opłacenie całości kosztów za udział w Kongresie i wpisanie na Listę Uczestników.
VI. PAKIETY
- Opłata za udział w Kongresie to opłata za pakiet uczestnictwa. Ceny pakietów umieszczone są na stronie kongresbrokerow.pl/
- Partnerzy Kongresu prezentujący się na Kongresie (towarzystwa ubezpieczeniowe oraz firmy okołorynkowe) wnoszą (przed rozpoczęciem Kongresu) dodatkową opłatę uzgodnioną z Organizatorem.
- Pakiety podzielone są w zależności od kategorii uczestników w Kongresie:
- Pakiet Brokerzy
– Członkowie Stowarzyszenie
– Osoby niezrzeszone w Stowarzyszeniu
- Pakiet Towarzystwo Ubezpieczeniowe
– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Partnerzy Kongresu
– Towarzystwa Ubezpieczeniowe – Obserwator
- Pakiet Firma Okołorynkowa
– Firma Okołorynkowa – Partner Kongresu
– Firma Okołorynkowa – Obserwator
Pakiet zawiera:
- 2 noclegi w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach w trakcie trwania Kongresu,
- pełne wyżywienie,
- udział w warsztatach, spotkaniach, wydarzeniach i koncertach,
- materiały kongresowe.
VII. REZYGNACJA LUB ZMIANA UCZESTNIKA
- Bezkosztowa rezygnacja z zarezerwowanych pokoi w ramach zadeklarowanego pakietu uczestnictwa może nastąpić do 14.04.2023 r. Po tym terminie zgłaszający zostanie obciążony pełną kwotą za zarezerwowane i niewykorzystane pokoje.
- W miejsce zgłoszonej osoby może wziąć udział inny pracownik firmy, po uprzednim poinformowaniu Organizatora o zmianie.
- Wszelkie zmiany w zakwaterowaniu (zmiany nazwisk uczestników, ilości pokoi, zmiany miejsc w pokojach) mogą być zgłaszane do Biura Stowarzyszenia Polskich Brokerów wyłącznie przez osoby upoważnione z danej firmy drogą elektroniczną na adres mailowy polbrokers@polbrokers.pl
- Opłata za uczestnictwo nie podlega zwrotowi w przypadku niemożliwości uczestnictwa z powodów nieokazania wymaganych dokumentów lub niewypełnienie innych warunków zawartych w regulaminie
- W przypadku niemożności odbycia Kongresu w terminie 24- 26 maja 2023 roku, Kongres zostanie przełożony na pierwszy możliwy termin, a wszystkie rezerwacje zachowują ważność.
VIII. ZAKWATEROWANIE
- Dostępność miejsc zależy od kolejności zgłoszeń.
- Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w Hotelu Gołębiewski w Mikołajkach.
- Rachunki za zamówienia w barach i restauracjach hotelowych, za zamówienia gastronomiczne zamawiane na pokój, za rozmowy telefoniczne z aparatów hotelowych, za korzystanie z mini-barów w pokojach, za Pay TV oraz parking uczestnicy Kongresu opłacają sami.
- Uczestnik Kongresu ponosi koszty szkód wyrządzonych na terenie Hotelu Gołębiewski
- Każdy uczestnik Kongresu jest zobowiązany do posiadania i noszenia identyfikatora oraz innego ustalonego przez Organizatora oznaczenia identyfikacyjnego, których posiadanie jest warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach kongresowych.
IX. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
- Partnerzy Kongresu powinni do dnia 25.04.23 przedstawić charakter i tematykę swoich aktywności na Kongresie. Brak tych informacji w podanym terminie skutkuje:
– Organizator nie gwarantuje dostępności pomieszczeń na planowane imprezy
– Organizator nie odpowiada za promocje imprezy, w tym zamieszczenie informacji w materiałach i mediach kongresowych - W trakcie Kongresu Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu wydarzenia w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach Stowarzyszenia Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych, w tym poprzez zamieszczenie foto- i wideo-relacji z Kongresu w serwisie kongresbrokerow.pl oraz na funpage Organizatora na Facebooku. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w powyższym zakresie i celu.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestnika, które zostały zagubione, skradzione bądź zniszczone podczas Kongresu.
- Organizator zastrzega prawo do zmian w programie Kongresu w każdej chwili i w każdym zakresie.
- Organizator nie odpowiada za imprezy lub inne wydarzenia organizowane w trakcie Kongresu przez inne podmioty niż Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych z siedzibą w Warszawie, w tym za zachowanie na tych imprezach wymogów wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów stanu epidemiologicznego. Procedury organizowania imprez lub innych wydarzeń muszą być uzgodnione z Organizatorem. Imprezy lub inne wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora. Imprezy lub inne wydarzenia zaplanowane lub zorganizowane bez uzgodnienia z Organizatorem nie odbędą się.
- Warunki te muszą być przyjęte do wiadomości i zaakceptowane przez każdego uczestnika lub upoważnionego reprezentanta podmiotu dokonującego rezerwacji. Dokonanie rezerwacji po otrzymaniu niniejszych Warunków oznacza zapoznanie się z nimi i akceptację, a w przypadku podmiotów zbiorowych, zobowiązanie do przekazania przedstawicielom lub uczestnikom wydelegowanych przez podmioty dokonujące rezerwacji.